займы с плохой кредитной историей

سیستم مکاتبات بدون کاغذ…Paperless

با ورود کامپیوتر، عملکرد سازمان ها  به صورت بنیادین دگرگون شده است .

مهدی یاراحمدی خراسانی

با ورود کامپیوتر، عملکرد سازمان ها  به صورت بنیادین دگرگون شده است . سازمان هائی که بلافاصله متوجه عواقب این دگرگونی شده اند برای استفاده موثر از این وسیله ، رشد و توسعه سیستم های تکنولوژی  اطلاعات مطابق با استانداردهای الکترونیکی  را در اولویت کار خود قرار داده ا ند .(اسلایت ،۲۰۰۲،۱۰)

   امروزه تکنولوژی اطلاعات ، اجزا ومحصولات آن  تقریباً وارد تمامی عرصه های کسب و کار  مدرن شده است .  دامنه این نفوذ تا جایی است که موفقیت و شکست هر سازمان در گرو استفاده مؤثر از آن  خواهد بود . مدیران همه بخش ها ، از مدیریت منابع انسانی تا مدیریت بازاریابی ، باید با مزایای تکنولوژی اطلاعات وسیستم های مختلف کامپیوتری ودیجیتالی آشنا شوند و راه های بهره برداری اثر بخش از این انقلاب جدید صنعتی را بیاموزند .( اسلایت ،۲۰۰۲،۱۲)

سرعت تحولات وتغییرات از حد پیش بینی ها فراتر رفته وامروز تحولات عظیمی در صنعت ،تکنولوژی ،سیستم های اطلاعاتی ، اطلاع رسانی ،داده پردازی از طریق سیستمهای پیشرفته و استفاده از لیزر ،ماهواره ها وغیره بوجود آمده است .(میر کمالی ،۱۳۷۰،۷۱ ) امروزه ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان‌ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است، به گونه‌ای که دیگر فرآیندهای کند و زمان‌بر اداری پذیرفتنی نیست. بر این اساس، ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره‌جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرآیندهای اداری پرداخت.

    دنیای امروز شاهد انقلاب چشمگیری درتکنولوژی های ارتباطی واطلاعاتی است .تحولات شتابان عصراطلاعات وارتباطات با وجود مقاومت هائی که درمقابل آن وجود داشته ودارد ایران  رانیز مانند بسیاری ازدیگر کشورها متأثر ساخته است.واگرچه ایران به لحاظ فن آوری الکترونیکی درجایگاه مناسبی قرار نداشته وهنوز نیز ندارد ولی این موج بسیاری از شئون زندگی وسازمانی را در نوردیده واغلب بخش های سیاسی ، اجتماعی ، فرهنگی ،اقتصادی و…. را با خود همراه کرده یا به حرکت واداشته است تا خود را با این پدیده هماهنگ کنند. بر اساس آماری که یونسکو منتشر کرده است تعداد رایانه های متصل به اینترنت در سال ۱۹۸۱حدود ۲۱۳دستگاه بود در حالی که این تعداد ۵ سال بعد (۱۹۸۶) به ۵ هزار دستگاه افزایش یافت . همین آمار از رشد غیر قابل باور بهره گیری  از کامپیوتر های شخصی در محیط زندگی و سازمانی حکایت دارد.بهره گیری از کامپیوتر ، ورود اینترنت به عرصه کار وزندگی ،خلق جوامع ومحیط های مجازی ،ایجاد دولت های الکترونیک  همه وهمه در نهایت عرصه نظام کارو زندگی را به سمت سیستم های الکترونیکی وبدون کاغذ سوق می دهد.

 بدین منظور، استفاده از سیستم مکاتبات بدون کاغذ به عنوان روشی نوین، از سوئی به جریان کار سرعت می‌بخشد و از سوی دیگر، با جمع آوری اطلاعات مجموعه‌ی فعالیت‌های سازمان و طبقه‌بندی آ‌ن‌ها، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فـراهم می‌سازد.نرم‌افزار مکاتباب بدون کاغذ با بررسی مدل‌های فعالیت سازمان‌های بخش عمومی، دولتی و موسسات صنعتی و بازرگانی طراحی و تولید شده است و می‌تواند به خوبی پاسخ‌گوی نیازهای یاد شده باشد.

  هرچند انسان ها سخت دنبال پیشرفت هستند ، ولی تغییر را دوست ندارند (تواین ،۲۰۰۱،۲۵۱).از این رو ممکن است در مقابل حذف کاغذ ازروال سازمان ها مقاومت هایی صورت پذیرد ولی مسلماً این مقاومت ها از دوام وقوام چندانی برخوردار نخواهد بود.بی شک سیل جوامع الکترونیکی ومجازی همه را در حذف یا به حداقل رساندن کاربرد کاغذ با خود همراه می سازد.(وایت ،۲۰۰۳،۱۱۴) با این وجود نباید فراموش کردکه نسل جوانی در راه است که با « دیجیتالیزم » بزرگ شده است . وبهره  گیران سیستم های کاغذی در حال خروج از صحنه هستند  .بنابراین دور از انتظار نیست که عرصه به دست طرفداران حذف کاغذ ((Paperless افتد.

   اصطلاح « سیستم مکاتبات بدون کاغذ» برای تعریف سیستمی که در آن اتوماسیون دفتر اعمال شده است مورد استفاده قرار می گیرد.به این شکل که برخی از عملکردها به صورت الکترونیکی اجرا می گردد.در تعریف استانداردی ” دفتر بدون کاغذ ” به تمام اسنادکاغذی که به وسیله وسایل الکترونیکی جایگزین شده اند اطلاق می گردد(بهشتیان ،ابوالحسنی ،۱۳۷۸ ،۳۰۰)

سیستم های بدون کاغذ

به انجام کلیه عملیات اداری بدون استفاده از کاغذ در یک سازمان اطلاق می شود.این عملیات با استفاده از شبکه های بزرگ وکوچک در سرتاسر مجموعه یا سازمان  قابل پی گیری ودسترسی می باشد.

سیستم مکاتبات بدون کاغذ

  گونه ای از مکاتبات اداری می باشد که در آن نامه های الکترونیکی جایگزین نامه های دستی وکاغذی می شود.سیستم مکاتبات بدون کاغذ در راستای سیستم اتوماسیون اداری در سازمان ایجاد می گردد.به بیان دیگر سیستم مکاتبات بدون کاغذ یکی ازاجزای سیستم اتوماسیون اداری می باشد.( مایلر ،۲۰۰۴،۲۴۱)

   سیستم مکاتبات بدون کاغذ نرم افزار قدرتمندى جهت انجام امور ادارى ، چرخه مکاتبات و نیز ابزارى کارا جهت نظارت بر گردش مکاتبات  در سازمان مى باشد، به طوریکه تمام اعمال همانند ورود نامه ، ثبت نامه، ارجاعات، رونوشت ها و حتی بازبینی نامه توسط سیستم ثبت شده و کنترل می گردد. در این زمینه می توان گزارشهای ویژه ای را تهیه کرد تا راندمان کاری افراد و نیز گلوگاههای مکاتباتی و کارکرد کارکنان برای مدیریت روشن گردد تا قادر باشد جهت اصلاح ساختار اداری  وبوروکراتیک از این اطلاعات استفاده کند.

مشخصات وقابلیت های سیستم مکاتبات بدون کاغذ

   سیستم مکاتبات بدون کاغذ فصل جدیدی ازتولید وگردش اطلاعات وبرقراری ارتباطات را در سازمان ها بوجود آورده است.(مایکروسافت،۲۰۰۴).ارتباطاتی که با سهولت ، دقت واطمینان بیشتر از یک سو وهزینه کمتر از سویی دیگر میسر می گردد. سیستم های مکاتبات بدون کاغذ دارای مشخصات وقابلیت های عمومی به شرح زیر می باشد :

– ثبت و گردش مکانیزه مکاتبات (وارده ، داخلی ، صادره) و پیام های داخلی

– تعریف دبیرخانه های مختلف سازمان و اجرای عملیات مستقل در هر دبیرخانه

– تعریف پست های سازمانی و محدوده مجاز اجرای عملیات هر پست در سیستم

– تعریف رابطه مجاز جهت ارجاع مکاتبات بین سمت های سازمانی

– امکان تعریف جانشین برای سمت های سازمانی

– تعریف کاربران و محدوده مجاز اجرای عملیات کاربری

– انتساب سمت های مختلف به یک کاربر

– تعریف گروه های کاری از سمت ها و کاربران جهت تسهیل در امر تبادل مکاتبات و پیام

– تعریف طبقه بندی مکاتبات اداری (عادی ، محرمانه ، سری و…)

– تعریف سطوح دسترسی سمت ها به انواع مکاتبات طبقه بندی شده

– تعریف اولویت مکاتبات اداری (عادی ، فوری ، خیلی فوری و…)

– تعریف قالب شماره نامه (وارده ، داخلی ، صادره) در هر دبیرخانه

– استفاده و کنترل مرکزی تاریخ در کلیه مراحل گردش مکاتبات

– تعریف مشخصات اشخاص حقیقی و حقوقی (طرف مکاتبات اداری)

– پشتیبانی کامل از قلم نوری ، تصویربرداری (اسکن) و امضاء دیجیتال

– قابلیت تعریف موضوع و کلید واژه به ازاء ارجاعات متفاوت

– امکان افزودن و مشاهده انواع پیوست و درج نامه های عطف و پیرو

– امکان حاشیه نویسی به صورت متنی یا قلم نوری

– تغییرطبقه بندی نامه ها به هنگام ارجاع باتوجه به اهمیت نامه به منظورحفاظت از اطلاعات درگردش

– قابلیت جستجو بصورت متنی و یا حول اقلام محورهای اطلاعاتیجدر کلیه مکاتبات در گردش و بایگانی شده

– ایجاد و مشاهده کارتابل مکاتبات ، مکاتبات ارسالی و حذف شده به تفکیک سمتهای سازمانی

– ایجاد و مشاهده کارتابل پیامها ، پیامهای ارسالی و حذف شده به تفکیک کاربران

– اعلام دریافت نامه جدید

– مشاهده پوشه ها در سطوح درختواره بایگانی توسط سمت های مجاز

– امکان به گردش انداختن نامه های بایگانی شده

– نمایش راهنمای مصور در هر بخش از سیستم با قابلیت پیمایش در تمامی متن راهنما

– امکان ایجاد طبقه بندی موضوعی  بصورت نامحدود جهت پوشه های بایگانی

{beginslide id=”133″ title=”برای مشاهده متن انگلیسی مرتبط به صورت کشویی اینجا را کلیک فرمائید”}

Paperless

Edit by:Mahdi Yarahmadi Khorasani

The paperless office is now considered to be a philosophy to work with minimal paper and convert all forms of documentation to a digital form. The ideal is driven by a number of motivators including productivity gains, costssavings, space saving, the need to share information and reduced environmental impact.

 

1 پاسخ به سیستم مکاتبات بدون کاغذ
  1. سلام ممنون از مطالب و سایت بروز و زیبای شما


[بالا]

ارسال دیدگاه

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

займ на карту онлайн срочный займ на карту займ на карту срочно без отказа