فرایند کسب و کار (Business process)
هر کسب و کاری دارای فرآیندهای مختلفی است، که برخی از آنها به طور روزانه بارها صورت می‌گیرند و برخی دیگر استفاده کمتری دارند؛ در هر صورت، کسب و کارهای برای پیشرفت و توسعه، باید فرآیندهای خود را شناسایی و مدیریت کنند.
به طور کلی، فرآیند کسب و کار (Business Process) مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و اقدامات محسوب می‌شود، که در راستای شناسایی فرآیندهای موجود در یک کسب و کار و سپس مدیریت یا خودکارسازی آنها صورت می‌گیرند.
فرآیند کسب و کار یعنی چه؟
کسب و کارها برای پیشرفت و افزایش بهره‌وری خود، باید فرآیندهای مختلفی که مورد استفاده قرار می‌دهند را، شناسایی و مدیریت کنند؛ فرآیند کسب و کار، مجموعه‌ای از اقدامات و کارهای مختلفی است که در کسب و کار صورت می‌گیرند. شاید برای شما هم سوال پیش آمده که چرا کسب و کارها به فرآیندهای مشخص نیاز دارند؟
چرا به فرآیندهای کسب و کار نیاز داریم؟
مدیران برای این که مدیریت درست و اصولی بر کسب و کار خود داشته باشند، باید دید کاملی نسبت به فرآیندهای کسب و کار خود داشته باشند؛ دلایل دیگری نیز برای مشخص کردن فرآیندهای کسب و کار وجود دارند، که برخی از آنها عبارت‌اند از:
- مشخص نبودن وظایف
- بهره‌وری پایین کسب و کار
- ارتباط ضعیف افراد سازمان با یکدیگر
- وجود بی‌نظمی در فعالیت‌های کسب و کار
- هدر رفت منابع مالی و انسانی
- و…
انواع فرآیندهای کسب و کار چیست؟
انواع مختلفی از فرآیندهای کسب و کار یا همان Business Process وجود دارند، که می‌توان آنها را به ۳ دسته کلی تقسیم کرد:
فرآیندهای عملیاتی
فرآیندهای عملیاتی به فرآیندهایی گفته می‌شوند که برای فعالیت کسب و کار و ارائه محصولات یا خدمات به مشتریان ضروری هستند؛ برخی از فرآیندهای عملیاتی عبارت‌اند از:
- فرآیندهای تولید محصولات
- فرآیندهای تدارکات و خرید
- فرآیندهای فروش و بازاریابی
- فرآیندهای تحویل محصول
- فرآیندهای ارائه خدمات
- و…
فرآیندهای پشتیبانی
فرآیندهای پشتیبانی، به مجموعه فرآیندهایی گفته می‌شوند که جزو فرآیندهای اصلی (عملیاتی) محسوب نمی‌شوند، اما همچنان تاثیر و کاربرد مهمی در کسب و کارها و همچنین هموار‌سازی فرآیندهای اصلی دارند. برخی از فرآیندهای پشتیبانی عبارت‌اند از:
- فرآیندهای پشتیبانی فنی
- فرآیندهای پشتیبانی نرم‌افزاری
- فرآیندهای مرتبط با مرکز تماس
- فرآیندهای منابع انسانی
- و…
فرآیندهای مدیریتی
مجموعه فرآیندهایی که مرتبط با مدیران و تعیین استراتژی‌های کسب و کار می‌باشند را، فرآیندهای مدیریتی می‌گویند؛ برخی از این فرآیندها عبارت‌اند از:
- فرآیندهای تعیین بودجه
- فرآیندهای تعیین قوانین و خط مشی کسب و کار
- فرآیندهای آماده‌سازی زیرساخت‌های کسب و کار
- و…
چرخه حیات فرآیند کسب و کار چیست؟
هر فرآیند دارای چرخه حیات می‌باشد؛ چرخه حیات فرآیندهای کسب و کار دارای ۶ مرحله است، که این مراحل به ترتیب عبارت‌اند از:
- شناخت فرآیندها (Identification)
- توصیف و تعریف فرآیندها (Documentation)
- تجزیه و تحلیل فرآیندها (Analysis)
- بهینه‌سازی فرآیندها (Optimization)
- پیاده سازی فرآیندها (Implementation)
- نظارت و کنترل فرآیندها (Control)
اولین قدم برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار، فرآیند کاوی و شناسایی فرآیندها و مراحل مختلف آن می‌باشد؛ با گذارندن مراحل بالا، دید کاملی از فرآیندهای کسب و کار به دست می‌آید و به کمک آن می‌توان به مدیریت فرآیندهای کسب و کار پرداخت.
مزایای استفاده از روش فرآیند کسب و کار چیست؟
استفاده از روش فرآیند کسب و کار و شناسایی و تعریف فرآیندها، مزایای مختلفی برای کسب و کارها دارد، که برخی از آنها عبارت‌اند از:
افزایش انعطاف پذیری کسب و کار
با شناسایی و تعریف فرآیندهای کسب و کار، مدیران می‌توانند در کمترین زمان ممکن، فرآیندهای کسب و کار خود را متناسب با شرایط جدید و نیاز مشتریان و بازار، تغییر دهند و اصلاح نمایند؛ این امر موجب افزایش چابکی سازمان و وفق‌پذیری آن می‌گردد.
بهبود مدیریت ریسک
یکی از مراحل شناسایی و مدیریت فرآیندهای کسب و کار، تحلیل، بررسی و بهبود فرآیندها می‌باشد؛ با تحلیل درست و اصولی فرآیندها، مدیران می‌توانند استراتژی‌ها و راهبرد‌های موثرتری برای پیشرفت و توسعه کسب و کار خود در پیش بگیرند و مدیریت ریسک بهتری داشته باشند.
افزایش شفافیت و ارتباطات
با مشخص شدن مراحل مختلف یک فرآیند و تخصیص وظایف به افراد، شفافیت در فرآیندهای کسب و کار افزایش می‌یابد و این امر موجب افزایش روحیه همکاری و کارتیمی در کسب و کار و کاهش سوتفاهم‌ها می‌گردد؛ شایان ذکر است که علاوه بر افزایش شفافیت، شناخت و تعریف فرآیندهای کسب و کار، موجب بهبود ارتباطات درون سازمانی نیز می‌گرد.
بهبود مدیریت منابع مالی و انسانی
شناسایی و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب و کار، موجب حذف مراحجل اضافی از فرآیندها و در نتیجه کاهش هزینه‌های سازمان و بهبود مدیریت منابع مالی می‌گردد؛ از طرفی با تعریف فرآیندهای کسب و کار و تقسیم وظایف، مدیریت منابع انسانی نیز بهبود می‌یابد.
امکان خودکارسازی فرآیندها
شناسایی و بهینه‌سازی فرآیندها اولین قدم برای خودکارسازی فرآیندها می‌باشد؛ خودکارسازی فرآیندها به کمک نرم‌افزارهای مختلف (مانند BPMS)، موجب افزایش سرعت فرآیندها، کاهش هزینه‌ها، کاهش خطای انسانی، افزایش دقت فرآیندها و… می‌گردد.
چطور فرآیندهای کسب و کار (Business Process) را مدیریت کنیم؟
روش‌ها و ابزارهای مختلفی برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا همان BPM وجود دارد؛ BPM مخفف عبارت Business Process Management می‌باشد و شامل روش‌ها و نرم‌افزارهای مختلفی برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار است. برخی از پرکاربردترین روش‌ها و ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار عبارت‌اند از:
مدل سازی فرآیند کسب و کار
مدل سازی فرآیند کسب و کار یا همان Business Process Modeling، روشی است که در آن به کمک نمودارها، چارت‌ها و المان‌های گرافیکی مختلف، فرآیندها و مراحل آنها را مدل‌سازی می‌کنند؛ از پرکاربردترین نمونه‌های این روش، می‌توانیم به نمودارهای جریان کار (Workflow Diagrams) کنیم.
مدیریت فرآیند تجاری
در روش مدیریت فرآیندهای تجاری با Business Process Management که تحت عنوان BPM هم شناخته می‌شود، کلیه فرآیندهای تجاری یک کسب و کار را شناسایی، طراحی و کنترل می‌کند و همچنین به بهینه‌سازی آنها می‌پردازد.
پاسخ دهید
میخواهید به بحث بپیوندید؟مشارکت رایگان.