نرم‌افزارهای ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی این روزها برای مدیریت هزاران کسب و کار در هر اندازه و در هر صنعتی مورد استفاده قرار می‌گیرند. محبوبیت این نرم‌افزارها بخاطر این است که تمامی فرآیندهای تجاری یک کسب و کار را به هم متصل کرده و به صورت یکپارچه مدیریت می‌کنند. اما آیا یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان برای کسب و کار شما نیز مناسب است؟ برای پاسخ به این سوال، در این مقاله ضمن تعریف ERP به مزایا، معایب و کاربردهای آن می‌پردازیم.
نرم‌افزار ERP چیست؟
نرم افزار ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی (Enterprise resource planning)، نوعی سیستم نرم‌افزاری است که سازمان‌ها از آن برای خودکارسازی، یکپارچه‌سازی و مدیریت قسمت‌های مهم کسب و کار خود با هدف بهبود عملکرد آنها استفاده می‌کنند. این قسمت‌ها می‌تواند شامل فعالیت‌های برنامه‌ریزی، خرید، مدیریت موجودی، فروش، بازاریابی، مالی، منابع انسانی و … در سازمان باشد.
علت نام‌گذاری نرم‌افزارهای ERP نیز این است که با یکپارچه‌سازی فرآیندهای عملیاتی به کسب و کارها کمک می‌کنند تا مدیریت و برنامه‌ریزی منابع سازمانی را بهبود ببخشند. این نرم‌افزارها با متصل کردن بخش‌های مختلف سیستم به یکدیگر، به مدیران امکان می‌دهند تا عملکرد آنها را در ارتباط با یکدیگر بهینه کنند. به این ترتیب، شما می‌توانید از ERP برای بهبود فعالیت‌های تجاری مانند مدیریت تدارکات، مدیریت پروژه، مدیریت ریسک، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت مالی شرکت و … استفاده کنید. به همین ترتیب، می‌توانید با ایجاد هماهنگی میان عملیات‌های مختلف سازمان، آنها را در جهت چابکی و رشد هر چه بیشتر کسب و کار تنظیم کنید.
نرم‌افزارهای ERP همچنین، با جمع‌آوری و یکپارچه‌سازی داده‌های مربوط به فعالیت‌های سازمان منبع واحدی از دادهها ایجاد می‌کنند که دسترسی به آن را برای تمامی بخش‌های سازمان تسهیل می‌کند. البته سیستم‌های ERP این روزها بسیار پیشرفته‌تر شده‌اند و علاوه بر اینکه به صورت ابری ارائه می‌شوند، از جدیدترین فناوری‌ها مانند هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشینی نیز برای افزایش کارایی سازمان، هوشمند کردن خودکارسازی آن و بهبود بینش‌های بدست آمده از دادهها کمک می‌کند.
چرا باید در سازمان خود ERP داشته باشیم؟
سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان یا ERP، راهکاریست که تمامی فرآیندهای سازمان را پوشش داده و یکپارچه می‌کند و در بهبود سرعت و انعطاف‌پذیری سازمان نیز موثر است. از این منظر، ERP ابزاری کامل و مهم برای افزایش بهره‌وری محسوب می‌شود و به خاطر جامعیت و فوایدی که دارد، استفاده از آن در هر کسب و کاری ضرورت دارد.
دلیل دیگر اهمیت بکارگیری ERP این است که بسیاری از عملیات‌های تجاری در کسب و کارها وابسته به دادهها یا فعالیت‌های سایر واحدهای سازمان است. نرم‌افزارهای ERP با یکپارچه و متمرکز کردن کردن دادهها و خودکارسازی فرآیندهای سازمان برای موفقیت و تسریع این عملیات‌ها ضرورت دارند. به عنوان نمونه، واحد مالی یا حسابداری سازمان برای تجمیع حساب‌ها و دفاتر شرکت نیاز به دسترسی دقیق و سریع به داده‌های مالی و هزینه‌کردهای سایر واحدها دارد. به همین ترتیب واحد فروش برای مدیریت سفارشات مشتریان باید به داده‌های انبارداری دسترسی داشته باشد. نمونه‌های این موارد در سازمان زیاد است که استفاده از نرم‌افزار جامعی مانند ERP را ضروری می‌کنند.
از سوی دیگر، سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان ابزاری ضروری برای کسب و کارهاییست که رشد سریعی دارند و به آنها کمک می‌کند تا ضمن بهینه‌سازی سیستم‌های خود، مقیاس فعالیت‌هایشان را نیز مطابق با تقاضای بازار تنظیم کنند. بنابراین، علاوه بر افزایش بهره‌وری، تسریع کارها، افزایش چابکی سازمان و مزایای دیگر این نرم‌افزارها، دلایل متعددی وجود دارد که باعث اهمیت بکارگیری ERP در سازمان و واحدهای مختلف آن می‌شود.
مزایای ERP کدام است؟
راهکارهای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) مزایای متعددی (مثل تسریع رشد، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری) دارند که در سازمان‌های مختلف ممکن است متفاوت باشد. در ادامه به برخی از مهم‌ترین و رایج‌ترین موارد این مزایا می‌پردازیم.
- افزایش بهره‌وری
یکپارچه‌سازی و خودکارسازی فرآیندها و عملیات‌های کسب و کار، باعث ساده‌تر شدن آنها و حذف کارهای تکراری می‌شود که در نتیجه دقت و بهره وری را بهبود می‌بخشد. علاوه بر این، سازمان‌هایی که واحدهای آنها برای انجام فرآیندها با هم مشارکت دارند، می توانند کارها را سریعتر و بهتر هماهنگ کرده و به نتایج مورد نظر دست پید کنند.
- چابکی سازمان
ERP با بهبود کارایی فرآیندها و ایجاد دسترسی به دادهها در هر لحظه، به سازمان شما امکان می‌دهد تا به سرعت فرصت‌های جدید را شناسایی کرده و نسبت به آنها واکنش نشان دهید.
- بهبود گزارشات و تجزیه و تحلیل‌ها
ERP با داشتن قابلیت گزارش‌دهی دقیق، جامع و در لحظه از داده‌های سازمان، باعث می‌شود تا پیش‌بینی‌ها و برنامه‌ریزی‌های سازمان به مراتب بهتر انجام شود. این راهکارها همچنین با حذف سیلوهای اطلاعاتی و یکپارچه‌کردن دادهها به بهبود تجزیه و تحلیل‌های آنها و دستیابی به بینش‌های بهتر کمک می‌کند.
- کاهش ریسک
مزیت دیگر ERP این است که با افزایش چابکی سازمان، یکپارچه‌سازی دادهها و بهبود قابلیت پیش‌بینی اوضاع، به کسب و کارها کمک می‌کند تا ریسک‌های خود را کاهش دهند و بتوانند بهتر و دقیق‌تر از مقررات پیروی کنند.
- جذب بهتر استعدادها
استعدادها برتر جذب کسب و کارهایی می‌شوند که کارایی بالاتری داشته و بهتر از فناوری‌های روز برای رقابت در بازار استفاده می‌کند. چنین سازمانی آینده روشن‌تری دارد و فرهنگ کاری آن نیز برای جذب نیروهای جوانی که با تکنولوژی بزرگ شده‌اند، مناسب‌تر است.
نرم‌افزار ERP چه کاربردهایی دارد؟
کاربردهای ERP بسیار متنوع است و بستگی به کسب و کاری دارد که به دنبال بهره‌برداری از آن است. اما برخی از این کاربردها مانند مدیریت زنجیره تامین، مدیریت تدارکات و مدیریت مالی در بیشتر شرکت‌ها قابل بهره‌برداری هستند. در ادامه تعدادی از کاربردهای رایج ERP را برای شما آورده‌ایم:
- مدیریت انبارداری
کسب و کاری که برای مدیریت انبارداری و پیگیری آمار موجودی خود به شمارش فیزیکی متکی و استفاده از اکسل متکی باشد، نمی‌تواند به این اطلاعات اعتماد کند و مدام با نبود اقلام در انبار روبرو خواهد شد. زیرا شرکت برداشت دقیقی از موجودی و میزان نیاز برای تهیه اقلام مورد نیاز خود نخواهد داشت. در مقابل، سیستم‌های ERP یک زیرسیستم مدیریت انبارداری اراده می‌دهند که سطوح موجودی و به‌روزرسانی‌های آن را به‌طور لحظه‌ای نمایش می‌دهد. وجود این زیرسیستم در کنار سایر ماژول‌های ERP به مدیران عملیاتی امکان می‌دهد تا هر روز بتوانند موجودی را با داده‌های فروش مقایسه کرده و مشخص کنند آیا کسب‌وکار باید سفارش‌های خرید جدیدی بدهد یا خیر. به این ترتیب، یکی از کاربردهای اصلی ERP بهبود مدیریت انبارداری است.
- فروش و بازاریابی
یک تیم فروش سنتی باید حجم زیادی کار برای دادن قیمت و پردازش سفارشات هر مشتری انجام دهد. در بسیاری از موارد مسئولیت بازاریابی به مشتریان بالقوه نیز بر عهده همین تیم قرار می‌گیرد. اما برای اینکار نیاز به مدیریت ایمیل‌های بازاریابی و تبلیغات دیجیتال دارد. با استفاده از یک نرم افزار ERP، تیم فروش می‌تواند ضمن هماهنگی با داده‌های تیم بازاریابی ببینند هر مشتری در چرخه فروش کجاست تا بهترین رویکرد را برای فروش به آنها انتخاب کنند. در این حالت این تیم می‌تواند در عرض چند دقیقه قیمت‌ها را به سفارش‌های فروش تبدیل کند و سپس فاکتورهای تولید شده توسط سیستم را برای مشتریان ارسال کند.
- مدیریت مالی
کسب و کارهای B2C معمولاً به صورت یکجانبه بر خدمات عالی به مشتریان تمرکز دارند و برای اینکار از پلتفرم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و اتوماسیون بازاریابی استفاده می‌کنند. اما این کسب و کارها همچنان به ابزارهای بانکداری آنلاین و نرم‌افزارهایی مجزا برای ذخیره دادهها و مدیریت حسابداری متکی هستند. ردیابی داده‌های تمام سفارش‌های خرید (حساب‌های پرداختنی) و سفارش‌های مشتری (حساب‌های دریافتنی) در سایر نرم‌افزارها، زمان‌بر و ناکارآمد است. این در حالیست که با داشتن یک ERP چنین کسب و کارهایی می‌توانند از ماژول مدیریت مالی آنها استفاده کرده و که به طور خودکار تمام تراکنش‌های مالی‌شان را ثبت و مدیریت کنند. به این ترتیب، یکی از کاربردهای دیگر راهکارهای ERP برای کنترل بهتر حساب‌ها، جریان نقدی و مخارج سازمان است.
- مدیریت زنجیره تامین (SCM)
کسب و کارهایی که رو به رشد هستند، معمولاً برای تامین سفارش‌های رو به افزایش خود با چالش مواجه می‌شوند. زیرا پیش‌بینی، پیگیری و هماهنگی برای تامین حجم بالای سفارشات به صورت دستی کاری بسیار دشوار است. یکی از کاربردهای ERP بهینه‌سازی این فرآیند با استفاده از یک ماژول مدیریت زنجیره تامین (SCM) در کنار سایر ماژول‌های آن است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا سفارشات خرید خود را بهتر سازماندهی کنند؛ بر میزان تولید فعلی خود نظارت بهتری داشته باشند، آن را با تقاضا مقایسه کنند و سفارشات را بر اساس میزان موجودی انبار اولویت‌بندی کنند. با استفاده از ERP، کسب و کارها در موقعیت بسیار بهتری برای رشد و توسعه خواهند بود.
- مدیریت پروژه
مدیریت موفق هر پروژه در مراحل مختلف آن (اعم از برنامه‌ریزی تا اجرا) نیازمند درنظر گرفتن فاکتورها و عوامل متعددی است. اما جمع‌آوری و بهره‌برداری از داده‌های مربوط به پروژه‌ها به صورت دستی کاری زمان‌بر و ناکارآمد است. یکی از موارد رایج از کاربردهای ERP این است که با استفاده از ماژول مدیریت پروژه در کنار سایر ماژول‌های آن تمام اطلاعات لازم برای پروژه را به صورت خودکار ردیابی کنید. ERP می‌تواند علاوه بر نمایش وضعیت پروژه‌ها، وضعیت پیشرفت آنها، میزان کار صورت گرفته، هزینه‌ها و ارتباطات مربوطه را ردیابی کند. همچنین می‌تواند هنگامی که پروژه به نقطه عطف خاصی رسید، به طور خودکار تخمینی از هزینه‌های صورت گرفته بر روی آن انجام دهد و یک صورتحساب ایجاد کرده و به مدیران مربوطه تحویل دهد.
راهکار جایگزین ERP کدام است؟
عملکرد بهینه سیستم‌های ERP مبتنی بر استفاده از ماژول‌های مختلف نرم‌افزاری موجود در آن (اعم از فروش، دستمزد، CRM و …) و ردیابی، یکپارچه‌سازی و به اشتراک‌گذاری داده‌های آنهاست. بنابراین کسب و کارهایی که می‌خواهند به عنوان نمونه برای مدیریت مالی و حسابداری خود از راهکارهای خاص و متفاوتی استفاده کنند، نمی‌توانند به بهترین وجه از ERP بهره ببرند. اینجاست که باید به دنبال یک راهکار جایگزین بود.
چنین جایگزینی را می‌توان در نرم‌افزارهای اتوماسیون کسب و کار جستجو کرد. این نرم‌افزارها، ابزارهایی هستد که تمامی واحدهای سازمانی شما می‌توانند به صورت یک سیستم مکمل از آن استفاده کنند و می‌توانید با استفاده از آن به نرم افزارهای مختلف متصل شده و داده‌های مورد نیاز خود را بین واحدها جابجا کنید و به اشتراک بگذارید. از این منظر بیشتر فواید ERP در نرم افزارهای اتوماسیون اداری نیز وجود دارد، اما محدودیتی برای استفاده از ماژول‌هایی خاص برای انجام فعالیت‌های خاص هر واحد سازمانی نخواهید داشت و شروع بکارگیری آن نیز ساده‌تر از راهکارهای ERP خواهد بود.
