یک نظرسنجی در سال ۲۰۱۵ نشان داد که ۱۷ درصد از کارکنان ترجیح میدهند که به جای شرکت در یک جلسه، بنشینند و به دیوار خیره شوند! و ۸ درصد ترجیح میدهند به جای حضور در جلسه سراغ ترمیم دندانهایشان بروند…. جلسات از دید بسیاری از افراد وقت تلف کردن است. یکی از راهها برای کارآمدتر کردن جلسات، برگزاری «جلسههای ۱۵ دقیقهای» است. این رویکرد برای اولین بار توسط شرکت اتوماسیون مالی مونیت مستقر در برلین در ژوئیه ۲۰۲۱ معرفی شد و در آن محدودیت ۱۵ دقیقهای برای مدیرانی که جلسات را برگزار میکنند، در نظر گرفته شد. کارشناسان کسبوکار معتقدند این جلسه ۱۵ دقیقهای فرسودگی کارمندان را کاهش و تعامل را افزایش میدهد و میتواند منبع اصلی کارآمدی باشد. تحقیقات نشان میدهد که ۶۵ درصد از کارکنان ایالات متحده معتقدند که جلسات مانع از انجام کارشان میشود، در حالی که سالانه ۲۴ میلیارد ساعت در نتیجه جلسات غیربهرهور تلف میشود. جلسه ۱۵ دقیقهای به مدیران اجازه میدهد تا روی نکات کلیدی تمرکز کنند و از گم شدن پیام اصلی جلسه جلوگیری میکند. همچنین به اعضای تیم اجازه میدهد تا روی آن نکات کلیدی تمرکز کنند و زمان را صرف صحبت درباره اطلاعات غیرضروری نکنند که این مساوی است با بهرهوری بالاتر، بازگشت سرمایه بیشتر و در نهایت روحیه بالاتر. نتی نیتزبرگ، مدیر ارشد یادگیری و رهبری در یک شرکت مشاوره در نیویورک، یک رویکرد دو مرحلهای را برای تشکیل یک جلسه ۱۵دقیقهای ارائه میکند:
اول نکات مهم جلسه را توضیح دهید: ۱. تصمیم بگیرید که به عنوان مدیر میخواهید چه کاری انجام دهید؟ اولویتهای شما چیست؟ ۲. بهترین و کارآمدترین راه برای دستیابی به آن اهداف را شناسایی کنید.
دوم، زمینه را برای یک جلسه مؤثر فراهم کنید: ۱. اهداف جلسه را SMART (مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و به موقع) کنید. ۲.مشخص کنید چه کسانی باید در جلسه شرکت کنند و فقط آنها را دعوت کنید. ۳. یک دستور کار تهیه کنید و قبل از جلسه برای شرکتکنندگان ارسال نمایید. ۴. یادداشتها، مطالب، لینکها و سایر اطلاعات را از قبل به اشتراک بگذارید تا شرکتکنندگان بتوانند از قبل آماده شوند و وقت خود را برای بحث درباره جزئیات در طول جلسه تلف نکنند. ۵. یک نفر را به عنوان زماندار و دیگری را به عنوان دبیر جلسه در طول جلسه انتخاب کنید. دبیر جلسه باید ثبت کند که چه کسی تا چه تاریخی وظایف تعیین شده را انجام میدهد. در مجموع جلسات ۱۵ دقیقهای، جلسات را کوتاهتر و شفافتر میکند و به تیمها زمان بیشتری برای رسیدن به اهدافشان میدهد.
