مقدمه
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) روشی برای سازماندهی و مدیریت فرآیندهای مختلف یک کسب و کار می‌باشد. در هر سازمان و کسب و کاری، فرآیندهای مختلفی وجود دارد، که هر کدام از آنها از مراحل متفاوتی برخوردار هستند؛ حال بسیاری از این فرآیندها مراحل اضافی دارند، که با مدیریت آنها و اصلاح فرآیندها، می‌توان علاوه بر صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌ها، موجب افزایش بهره‌وری کسب و کار نیز گردید. اینجاست که مفهوم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM به کار می آید.
مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار یا همان BPM (Business Process Management) شیوه‌ای سازماندهی‌شده برای بهبود فرآیندهای موجود در کسب و کارها و بهبود کیفیت آنها می‌باشد. به بیان دیگر، BPM نوعی روش مدیریتی است، که در آن بر روی بهینه‌سازی فرآیندها به منظور کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری و به طور کلی بهبود و پیشرفت یک کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
شایان ذکر است که مدیریت فرآیند انواع مختلفی دارد، که در ادامه به معرفی و بررسی آنها می‌پردازیم.
انواع مدیریت فرآیند کسب و کار BPM کدامند؟
در طول سال‌های گذشته با توسعه کسب و کارها و به وجود آمدن کسب و کارهای جدید، روش‌های جدیدی نیز برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار شکل گرفت؛ به طور کلی، BPM به دو نوع کلی مدل‌های توصیفی و مدل‌های اجرایی تقسیم می‌شود.
مدل های توصیفی مدیریت فرآیند کسب و کار
(Business Process Model & Notation) BPMN -1
استانداردی برای توصیف فرآیندهای کسب و کار، که در آن فرآیندها در غالب یک نمودار جریان کاری (Flowchart) توصیف و طراحی می‌شوند.
(Event-Driven Process Chain) ECP -2
در این مدل فرآیندها در قالب یک دیاگرام جریان کاری توصیف و طراحی می‌گردند.
(Unified Modeling Language) UML -3
یک سیستم و زبان توصیفی برای طراحی و تعریف فرآیندها ی کسب و کار و سیستم‌های اطلاعاتی در کسب و کار است.
مدل های اجرایی مدیریت فرآیند کسب و کار
(Business Process Management System) BPMS -1
BPMS نرم‌افزار و سامانه‌ای کامپیوتری برای تعریف، طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندها به صورت الکترونیکی و خودکار است.
(Business Process Reengineering) BPR -2
رویکردی عملی برای بهبود فرآیندهای کسب و کار، که در آن فرآیندها از نو تعریف می‌شوند و در روند آنها تجدید نظر و اصلاحات صورت می‌گیرد.
شایان ذکر است که مدیریت فرآیند BPM از وفق پذیری بالایی برخوردار است و بسیاری از سازمانها و کسب و کارها از روش‌های سفارشی‌سازی شده BPM برای مدیریت فرآیندها و افزایش بهره‌وری استفاده می‌کنند؛ این روش‌های سفارشی‌سازی شده، با توجه به نیازهای کسب و کارها طراحی و اجرا می‌شوند.
مرحله اول: شناسایی فرآیندها
اولین قدم برای بهینه‌سازی و بهبود فرآیندها، شناسایی آنها است؛ در این مرحله از روش‌های مختلفی – مانند مصاحبه با کارکنان و مدیران، مشاهده فرآیندهای دستی، تحلیل مستندات و گزارشات عملکردی و… فرآیندهای مختلف یک کسب و کار شناسایی می‌شوند.
مرحله دوم: تحلیل فرآیندها
در مرحله دوم، فرآیندهای شناسایی شده مورد تحلیل و بررسی قرار می‌گیرند؛ طی این بررسی‌ها، مراحل مختلف فرآیند، عملکرد و خروجی فرآیند و دیگر فاکتورهای مرتبط برای بهینه‌سازی فرآیندها تحلیل می‌شوند. مزایای تحلیل فرآیندهای کسب و کار عبارت‌اند از:
- شناسایی گلوگاه‌های کاری
- تهیه مدل داده
- استانداردسازی فرآیندها
- شناسایی منابع مورد نیاز اجرای فرآیند
- تلاش سیستماتیک در جهت رفع موانع اجرای فرآیند
- کاهش تعارضات سازمانی
مرحله سوم: طراحی فرآیندها
در این مرحله با توجه به تحلیل‌های صورت گرفته بر روی فرآیندها، هر فرآیند بهینه‌سازی و طراحی می‌شود؛ برای طراحی فرآیندها، متد‌های مختلفی مانند طراحی فرآیند، تعیین گردش کار و طراحی ساختار سازمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
مرحله چهارم: پیاده سازی و بهبود فرآیندها
اجرا و پیاده‌سازی فرآیندهای طراحی شده و بهبود آنها، آخرین مرحله از مدیریت فرآیند می‌باشد؛ در این مرحله فرآیندها با استفاده از روش‌های مختلفی اجرا می‌شوند و عملکرد آنها مورد بررس قرار می‌گیرد، تا در صورت نیاز اصلاحات و بهبودهایی بر روی آن اعمال شود.
مزایای استفاده از BPM چیست؟
به طور کلی با مدیریت فرآیند BPM، بهره‌وری و کیفیت و کارایی فرآیندها در کسب و کارهای مختلف، بهبود می‌یابد، که این امر موجب پیشرفت و بهبود کسب و کار نیز می‌گردد؛ اما اگر بخواهیم بررسی دقیقتری بر روی مزایای استفاده از BPM داشته باشیم، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
بهبود کیفیت و کارایی فرآیندها
با شناسایی فرآیندها و تحلیل آنها، شناخت درستی از مراحل آنها و بهره‌وری و عملکردی که دارند، به دست می‌آید؛ پس از آن با بهینه‌سازی فرآیندها، حذف مراحل اضافی آنها و اجرای فرآیندهای طراحی و تعریف شده به شکل درست، کیفیت و کارایی فرآیندها بهبود می‌یابد.
افزایش سرعت فرآیندها
حذف مراحل اضافی از فرآیندها، موجب کاهش هزینه‌ها و همچنین افزایش سرعت فرآیندها می‌گردد؛ با افزایش سرعت فرآیندها، بهره‌وری آنها نیز افزایش می‌یابد.
افزایش چالاکی و انعطاف پذیری
یکی از مزیت‌های بسیار بزرگ استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار، افزایش چالاکی سازمان در تصمیم‌گیری و تعیین استراتژی و همچنین انعطاف‌پذیری آن در برابر تغییر شرایط محیط و بازار می‌باشد؛ با کمک BPM سازمانها و کسب و کارها می‌توانند در کمترین زمان ممکن، فرآیندها را با توجه به شرایط و نیازهای جدیدی که شکل گرفته‌اند، اصلاح نمایند و بهبود ببخشند.
افزایش شفافیت فرآیندها
در BPM، تمامی مراحل فرآیندهایی که طراحی و یا بهینه‌سازی می‌شوند، به صورت شفاف در دسترس هستند و ذی‌نفعان می‌توانند مراحل مختلف یک فرآیند را مشاهده و پیگیری کنند؛ افزایش شفافیت در فرآیندها موجب افزایش اعتماد مشتریان، کارمندان و ذی‌نفعان به کسب و کار می‌گردد.
مدیریت بهینه منابع انسانی و مالی
کسب و کارها با بهینه‌سازی فرآیندهای خود به کمک BPM و با حذف مراحل اضافی از فرآیندها، قادر به کاهش هزینه‌های سازمان و همچنین مدیریت بهتر منابع انسانی خود هستند.
مدیریت فرآیند کسب و کار در چه حوزه هایی کاربرد دارد؟
کسب و کارهای مختلفی در حوزه‌های گوناگون وجود دارند، که هر کدام از آنها دارای فرآیندهای خاصی می‌باشند؛ کسب و کارها برای پیشرفت و بهبود عملکرد و بهره‌وری خود در هر حوزه‌ای که فعالیت دارند، باید از مدیریت فرآیند کسب و کار BPM استفاده کنند.
توجه داشته باشید که BPM یک روش مدیریت کسب و کار از طریق شناسایی، بهبود و مدیریت فرآیندهای آن کسب و کار می‌باشد؛ در همین راستا، هر کسب و کاری در هر حوزه‌ای که وجود دارد، می‌تواند به کمک BPM، فرآیندهای موجود را شناسایی، بهینه‌سازی، طراحی و پیاده‌سازی کند.
برخی از حوزه‌ها و بخش‌هایی که مدیریت فرآیند BPM در آنها کاربرد دارد، عبارت‌اند از:
- مدیریت پروژه: اصلاح مراحل پروژه، تعریف فرآیندهای پروژه، بهینه‌سازی فرآیندها و کاهش زمان اجرای پروژه.
- مدیریت منابع انسانی: بهبود فرآیندهای جذب، مصاحبه، استخدام و آموزش نیروی انسانی و ارزیابی عملکرد آنها در سازمان یا کسب و کار.
- مدیریت مشتریان: بهبود فرآیندهای ارتباطی، ثبت تیکت، پشتیبانی و بهبود کیفیت خدمات.
- مدیریت مالی: بهبود فرآیندهای حسابداری، صدور فاکتور، ثبت سفارش، بهینه‌سازی مخارج و… .
- مدیریت تولید: بهینه‌سازی فرآیندهای تولیدی، کاهش زمان تولید محصولات، مدیریت مواد و قطعات اولیه و… .
- بانکداری و خدمات مالی: بهبود فرآیندهای مالی مانند بررسی اعتبار مشتریان، ثبت درخواست وام، صدور وام، ارائه خدمات بانکی و… .
- پزشکی و درمانی: مدیریت پرونده بیماران، ثبت نوبت ویزیت، نسخه‌نویسی، ثبت سوابق پزشکی و… .
BPM و BPA چه تفاوتی دارند؟
بسیاری از افراد مفاهیم BPM و BPA را با هم یکسان می‌دانند، در حالی که دو مفهوم متفاوت از هم در حوزه مدیریت کسب و کارها هستند؛ همان‌طور که می‌دانیم، BPM روشی برای طراحی، اجرا، مدیریت و بهبود بهره‌وری فرآیندهای یک کسب و کار است، در حالی که BPA روشی برای تحلیل، مدل‌سازی و بهینه‌سازی فرآیندها محسوب می‌شود.
به بیان دیگر، BPM روشی برای مدیریت فرآیندهای یک کسب و کار و BPA روشی برای تحلیل و بهینه‌سازی این فرآیندها می‌باشد؛ شایان ذکر است که BPA یکی از مراحل مدیریت فرآیند کسب و کار BPM – مرحله دوم: تحلیل فرآیندها – است، اما پس از اتمام طراحی و پیاده‌سازی فرآیندها، در جهت تحلیل عملکرد فرآیندها و بهبود آنها نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.
تفاوت BPM، BPMN و BPMS چیست؟
BPM، BPMN و BPMS همگی مفاهیمی مرتبط با مدیریت فرایندهای کسب و کار هستند، اما تفاوت‌هایی نیز باهم دارند؛ برای درک بهتر تفاوت‌های این ۳ مفهوم، بهتر است تعریف هر کدام از آنها را در کنار هم مرور کنیم.
تعریف BPM
مجموعهای از روش‌ها، ابزارها و نرم‌افزارهای مختلف، برای طراحی، مدل‌سازی و بهینه‌سازی فرایندهای کسب و کار.
تعریف BPMN
استانداردی برای مدل‌سازی و طراحی فرایندهای کسب و کار به کمک نمودار جریان کاری؛ در BPMN با استفاده از نمادهای گرافیکی استاندارد، فرایندهای مختلف را طراحی و مدل‌سازی می‌کنند. به عبارت دیگر، BPMN نوعی زبان استاندارد برای توصیف فرایندهای کسب و کار محسوب می‌گردد و موجب درک آسان‌تر فرایندها و جریان اطلاعات و کار در آنها می‌باشد.
تعریف BPMS
نرم افزارهای مدیریت فرایندهای کسب و کار، BPMS نام دارند؛ نرم افزارهای BPMS با هدف مدل‌سازی، طراحی، بهبود و خودکارسازی فرایندهای کسب و کار توسعه یافته‌اند؛ به کمک نرم افزارهای BPMS می‌توانید فرایندهایی که طراحی و بهینه‌سازی نموده‌اید را، به راحتی طراحی و در سامانه‌های سازمان خود پیاده‌سازی کنید.
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار BPMS چیست؟
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا همان BPMS، ابزار تخصصی برای مدیریت صفر تا صد فرایندها (اعم از طراحی، مدل‌سازی، بهینه‌سازی، ویرایش، پیاده‌سازی و اجرای فرایندها ) می‌باشد؛ انواع مختلفی از نرم‌افزارهای BPMS در بازار وجود دارند، که هر کدام آنها از قابلیت‌ها و امکانات مختص به خود برخوردارند.
